Qué es el Shadow IT y qué riesgos implica para tu empresa

¿Qué es el Shadow IT y por qué aparece en las empresas

¿Sabes cuántas aplicaciones se usan realmente en tu empresa? En la mayoría de organizaciones, los empleados utilizan herramientas digitales que el departamento de IT ni siquiera conoce. Este fenómeno, conocido como Shadow IT o informática en la sombra, ha transformado silenciosamente la forma en que las empresas gestionan su tecnología. Aunque muchas veces nace de la búsqueda de eficiencia, el Shadow IT representa uno de los mayores riesgos de seguridad para las organizaciones actuales.

Ejemplos comunes de Shadow IT en el entorno laboral

Imagina que el equipo comercial usa una app gratuita para coordinar acciones, o que marketing guarda sus diseños en un servicio de almacenamiento personal. Estas prácticas son ejemplos claros de Shadow IT: el uso de software, aplicaciones o servicios en la nube sin la aprobación del departamento de IT.

Cómo la búsqueda de productividad impulsa el uso de herramientas no autorizadas

No se trata de una mala intención. En la mayoría de los casos, los empleados buscan soluciones más ágiles o fáciles de usar. El problema surge cuando esas herramientas escapan al control y las políticas de seguridad corporativas, generando vulnerabilidades importantes.
Con la proliferación de los servicios Cloud y las aplicaciones SaaS, acceder a nuevas herramientas es más sencillo que nunca. Un registro rápido basta para empezar a utilizarlas, lo que explica por qué el Shadow IT ha crecido tanto en los últimos años.

Riesgos del Shadow IT para la seguridad empresarial

Detrás de su aparente inofensividad, el Shadow IT puede tener graves consecuencias:

Fugas de datos y pérdida de información crítica

Almacenar información corporativa en nubes personales puede exponer datos sensibles o confidenciales.

Ciberataques y vulnerabilidades de seguridad

Las aplicaciones no controladas pueden convertirse en puertas de entrada para los hackers.

Riesgos legales y de cumplimiento normativo

En sectores regulados, como el financiero o sanitario, el uso de herramientas no autorizadas puede acarrear sanciones y pérdida de confianza.

Falta de control y dispersión de la información

Los datos se dispersan entre distintas plataformas, dificultando la gestión y la coherencia interna.
Un ejemplo habitual: cuando un empleado guarda documentos estratégicos en su cuenta personal y abandona la empresa, la organización puede perder definitivamente el acceso a esa información.

Cómo detectar y prevenir el Shadow IT en tu organización

El primer paso es identificar las prácticas no autorizadas. Realizar auditorías internas ayuda a conocer qué herramientas usan realmente los equipos y dónde existen brechas de seguridad.

Auditorías internas y análisis de uso real de herramientas

Detectar las aplicaciones shadow permite entender el alcance del problema y priorizar medidas.

Formación y sensibilización de los empleados

Es clave formar y sensibilizar a los empleados: entender que su búsqueda de productividad puede poner en riesgo a toda la empresa es el primer paso para cambiar hábitos.

Políticas claras de uso de software y servicios en la nube

El departamento de IT debe establecer una política clara, definiendo:

• Qué aplicaciones están aprobadas.
• Cómo solicitar nuevas herramientas.
• Qué consecuencias tiene no cumplir las normas de seguridad.

Sewan: control, visibilidad y seguridad sin frenar la innovación

En Sewan, ayudamos a las empresas a transformar el riesgo en oportunidad.
Gracias a nuestra plataforma Sophia, es posible centralizar la gestión de los servicios Cloud y de Telecomunicaciones, ofreciendo una visión global y segura de todos los recursos digitales de la organización.

Centralización de servicios Cloud y Telecomunicaciones con Sophia

Permite controlar fácilmente qué herramientas se usan y con qué nivel de seguridad.

Firewall en la nube y monitorización en tiempo real

Incluye protecciones automatizadas que detectan y neutralizan anomalías asociadas a aplicaciones shadow.

Soluciones certificadas para sectores críticos

Para entornos como salud o finanzas, Sewan ofrece soluciones certificadas y seguras, donde la protección de datos es prioritaria.

Buenas prácticas para gestionar el Shadow IT en la empresa

• Escucha activa: conocer las necesidades reales de los equipos antes de imponer restricciones.
• Evaluación ágil: disponer de un proceso rápido para aprobar nuevas herramientas seguras.
• Alternativas seguras y aprobadas: ofrecer soluciones corporativas que cubran las mismas necesidades.
• Acompañamiento experto: contar con partners tecnológicos como Sewan que garanticen una seguridad adaptada a cada entorno.

El futuro del Shadow IT: un reto que se convierte en oportunidad

El fenómeno del Shadow IT seguirá evolucionando, especialmente con el auge de la inteligencia artificial generativa y nuevas aplicaciones colaborativas.
Las empresas que anticipen los riesgos y refuercen su estrategia de ciberseguridad estarán mejor preparadas para convertir esta tendencia en una ventaja competitiva.

Preguntas frecuentes sobre el Shadow IT (FAQ)

¿En qué se diferencia el Shadow IT del BYOD?

El Shadow IT se refiere al uso de aplicaciones no autorizadas, mientras que el BYOD (Bring Your Own Device) implica utilizar dispositivos personales en el trabajo. Ambos fenómenos pueden coexistir y multiplicar los riesgos.

¿Cómo sensibilizar a los empleados frente al Shadow IT?

Con formaciones regulares, ejemplos reales de ciberataques y, sobre todo, ofreciendo alternativas corporativas atractivas que faciliten su día a día.

¿Puede el Shadow IT tener beneficios para la empresa?

Sí, si se gestiona correctamente. Las herramientas no autorizadas suelen revelar necesidades reales no cubiertas por los sistemas actuales. Canalizarlas adecuadamente impulsa la innovación interna.

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