Las decisiones importantes en la empresa se toman de forma verbal: llamadas con clientes, reuniones de la dirección, reuniones de equipo, sesiones de definición de objetivos. Sin embargo, estas conversaciones rara vez se formalizan. Las notas son incompletas, las actas llegan tarde y las acciones se olvidan por el camino. La información existe, pero se dispersa y se pierde.
Smart Meeting, la nueva solución de Sewan para optimizar las reuniones mediante IA, transforma esta realidad. Grabación automática, transcripción, resumen estructurado, lista de acciones: las reuniones se convierten en una auténtica base de conocimientos, aprovechable y trazable a lo largo del tiempo.
En este artículo descubrirás:
Por qué las reuniones se han convertido en un activo estratégico.
Cómo Smart Meeting captura, estructura y reproduce las conversaciones.
Los beneficios concretos para los equipos y la gestión.
El marco de cumplimiento normativo y seguridad integrado en la solución.
Respuestas a las preguntas más frecuentes.
¿Por qué las reuniones se han convertido en algo estratégico?
Las organizaciones están multiplicando las reuniones a distancia e híbridas. Esto supone un mayor intercambio de información, más decisiones tomadas verbalmente, pero también una pérdida de información cada vez más evidente. A continuación se presentan algunos ejemplos de señales que afectan a todas las direcciones operativas:
Las decisiones tomadas en las reuniones no siempre se plasman por escrito, lo que dificulta su ejecución.
Las acciones que hay que llevar a cabo quedan solo en la mente de los participantes, sin un seguimiento claro.
Los empleados ausentes se pierden información clave y la coordinación se complica.
Los conocimientos acumulados a lo largo de las reuniones quedan ocultos en archivos de audio poco aprovechables.
Lo importante ya no es solo realizar reuniones eficaces en el momento. Se trata de sacar partido de lo que se dice en ellas a lo largo del tiempo.
Smart Meeting: ¿qué es?
Smart Meeting es el asistente de IA de Sewan dedicado a la inteligencia conversacional. La solución graba automáticamente las reuniones de Teams y Google Meet, elabora la transcripción completa y, a continuación, genera un resumen estructurado: puntos clave, decisiones tomadas y acciones a llevar a cabo.
Para los usuarios, todo está centralizado en My Phone Board, de modo que pueden encontrar en unos instantes las grabaciones y la información sobre todas las reuniones en las que han participado.
Tres pasos para convertir las conversaciones en conocimiento
Smart Meeting se estructura en torno a tres etapas clave. Cada una de ellas responde a una necesidad concreta del día a día profesional.
Capturar sin problemas
La grabación se inicia automáticamente durante las reuniones de Teams y Google Meet, sin que el usuario tenga que realizar ninguna configuración. También es posible importar el contenido manualmente a través de un enlace de reunión o un archivo de audio. El chat de la reunión se puede consultar en el mismo espacio.
Estructurar automáticamente
La transcripción es completa y está dividida de forma inteligente por temas. Los resúmenes y las listas de acciones se generan en cuestión de segundos. La navegación está sincronizada: al hacer clic en un fragmento de la transcripción, se accede directamente al momento correspondiente del vídeo. Las palabras clave específicas del sector se pueden personalizar para mejorar la calidad de las transcripciones.
Compartir de forma segura
El acceso compartido se realiza a través de un enlace seguro con control de acceso, con la posibilidad de bloquear una reunión con un solo clic y un correo electrónico resumen que se envía automáticamente a los participantes tras cada reunión.
Los beneficios concretos para la empresa
Smart Meeting actúa en cuatro ámbitos operativos del día a día:
Productividad: los equipos ya no pierden tiempo redactando actas. El resumen está disponible a los pocos minutos de terminar la reunión.
Trazabilidad: las decisiones y los compromisos se formalizan por escrito, se pueden compartir y se archivan. La coordinación interna se vuelve más fluida.
Continuidad: el conjunto de las reuniones constituye una base de conocimientos a la que se puede consultar a lo largo del tiempo. Los recién llegados encuentran en ella un apoyo claro para incorporarse a su puesto.
Gestión: se identifican las acciones y se asignan las responsabilidades. El seguimiento se realiza a partir de documentos escritos, no de recuerdos.
Un entorno controlado para uso profesional
La cuestión del cumplimiento normativo es fundamental a la hora de grabar conversaciones profesionales. Smart Meeting está diseñado para dar respuesta a esta necesidad en tres ámbitos:
Marco legal: se requiere consentimiento explícito antes de cada grabación, datos alojados en Europa, cumplimiento del RGPD garantizado.
Seguridad de acceso: autenticación SSO a través de OnePass para acceder a las grabaciones, trazabilidad completa mediante el registro de auditoría, posibilidad de bloquear una reunión en cualquier momento.
Gestión administrativa: seguimiento del consumo y gestión centralizada de las licencias desde Sophia, la consola de administración de los servicios de Sewan.
Preguntas frecuentes: Smart Meeting
En el momento del lanzamiento, la grabación automática está disponible para Teams y Google Meet. La importación manual sigue siendo posible a través de un enlace de reunión o un archivo de audio. La integración de Zoom está prevista en el roadmap.
Sí. Todos los datos tratados por Smart Meeting se alojan en Europa, de conformidad con los requisitos del RGPD.
Se requiere el consentimiento explícito antes de cada grabación. Esta función viene integrada de forma predeterminada en la solución y el usuario no puede desactivarla.
Smart Meeting se activa desde My Phone Board y complementa de forma natural una oferta de centralita virtual ya existente. El servicio también sigue estando disponible sin requisitos previos para el resto de clientes de Sewan.
Tarifa plana ilimitada por usuario, sin compromiso, con el primer mes gratis para probar la solución en condiciones reales.
Mejora la productividad de cada reunión Smart Meeting es una solución desarrollada por Sewan que potencia la productividad de los equipos durante las reuniones.
